Ankara'da kurumsal yazılım: teknokent firması mı, ajans mı?

Teknokent firması ile ajans arasındaki fark ne?

Teknokent firması, bir teknoloji geliştirme bölgesinde Ar-Ge, yazılım ya da tasarım faaliyeti yürüten şirkettir; ajans ise yazılımı çoğunlukla arayüz tasarımı, web ve dijital pazarlama işleriyle birlikte sunan bir hizmet şirketidir. İkisi de kurumsal yazılım geliştirebilir; fark çalışma biçiminde ve odak noktasındadır.

Ankara'da ODTÜ Teknokent, Bilkent Cyberpark, Hacettepe Teknokent, Gazi Teknopark ve OSTİM Teknopark gibi bölgelerde çok sayıda yazılım şirketi çalışıyor. Bu şirketlerin bir kısmı kendi ürününü geliştirir, bir kısmı savunma ve kamu projelerine yazılım üretir, bir kısmı da müşteriye özel proje alır. Bölgeye kabul, yönetici şirketin firmanın Ar-Ge ya da yazılım projesini değerlendirmesiyle olur; yani teknokentte bulunmak bir ön elemeden geçildiğini gösterir, ama firmanın sizin projenize uygun olduğunu tek başına göstermez.

	Teknokent firması	Ajans
Genel odak	Ürün geliştirme, Ar-Ge projeleri, belirli bir teknik alanda derinlik	Müşteriye özel proje, arayüz tasarımı, web ve pazarlama ile birlikte çalışma
Öne çıktığı işler	Algoritma, gömülü sistem, veri işleme gibi uzmanlık isteyen modüller	Kullanıcı ekranları, iş süreçlerinin yazılıma aktarılması, web sitesi ve müşteri tarafı uygulamalarla bağlantı
Sorulması gereken	Firmanın kendi ürünü öne geçtiğinde özel projeye kaç kişilik ekip ayrılacağı	Yazılım ekibinin büyüklüğü ve işin dışarıya verilip verilmeyeceği

Bu tablo genel bir eğilimi gösterir; iki tarafta da istisnalar çoktur. Asıl belirleyici olan, karşınızdaki ekibin sizin işinize benzer bir yazılımı daha önce yapıp yapmadığı ve o yazılımın bugün hâlâ kullanılıp kullanılmadığıdır.

Teknokentin vergi avantajı alıcıyı nasıl etkiler?

Teknokent teşviklerinin çoğu yazılımı geliştiren firmanın kendi vergisiyle ilgilidir; alıcıyı doğrudan etkileyen kısım sınırlıdır ve her iş için geçerli değildir.

Genel olarak bilinen çerçeve şöyle:

• Bölgedeki firmaların yalnız bölgede yürüttükleri yazılım, tasarım ve Ar-Ge faaliyetlerinden elde ettikleri kazançlar, kanunda belirlenen süre boyunca gelir ve kurumlar vergisinden istisnadır. Bu firmanın maliyetini etkiler; teklif fiyatına nasıl yansıyacağı firmaya bağlıdır.
• Bölgede üretilen bazı uygulama yazılımlarının tesliminde KDV istisnası uygulanabiliyor. Bu istisnanın kapsamı dardır: kanunda sayılan yazılım türleriyle sınırlıdır, donanım satışlarını kapsamaz; bakım ve destek gibi hizmetlerde durum her zaman açık değildir.
• Bölgede çalışan Ar-Ge ve yazılım personelinin ücretleri için de belirli vergi teşvikleri bulunuyor.

Faturanızda KDV istisnası bekliyorsanız bunu teklif aşamasında yazılı olarak sorun ve mali müşavirinizle kontrol edin. Teşviklerin şartları ve süreleri değişebildiği için güncel durumu sözleşme öncesinde doğrulamak gerekir. Bizim ofisimiz bir teknoloji geliştirme bölgesinde değil, İzmir Bayraklı'da; tekliflerimizde vergiler genel hükümlere göre gösteriliyor.

Hazır yazılım mı, özel yazılım mı?

İş süreçleriniz sektördeki genel uygulamaya yakınsa hazır bir yazılım çoğu zaman daha hızlı ve daha az riskli bir başlangıçtır; süreçleriniz firmanıza özgüyse ya da hazır yazılımı uyarlamak onu yeniden yazmak kadar iş çıkarıyorsa özel yazılım daha doğru olur.

Ankara'daki firmalarda özel yazılım ihtiyacı çoğunlukla şu durumlarda ortaya çıkıyor:

• Kamu ihalelerine giren firmalarda teklif dosyası, şartname maddeleri, teminat ve sözleşme tarihlerinin tek yerde izlenmesi
• Proje bazlı çalışan mühendislik ve müşavirlik firmalarında iş, personel ve hakediş takibinin birleştirilmesi
• Ana yükleniciye üretim yapan tedarikçilerde istenen izlenebilirlik ve kalite kayıtlarının tutulması
• Birden çok şubesi olan klinik, eğitim kurumu ya da hizmet firmasında randevu, kayıt ve tahsilatın tek panelde toplanması

Çoğu zaman en uygun çözüm ikisinin karışımıdır: muhasebe için kullandığınız hazır programı korur, firmaya özgü operasyonu yöneten bir modülü özel olarak yazar ve ikisini birbirine bağlarız. Böylece yeniden yazılan kısım küçülür, ekibinizin alışkanlıkları korunur. Özel yazılım seçeneklerini özel ERP ve özel CRM sayfalarında anlattık.

İhtiyaç analizi nasıl yapılır?

İhtiyaç analizi, yazılımın hangi işi, kim için ve hangi kurallarla yapacağını kod yazılmadan önce yazılı hale getirme çalışmasıdır; iyi yapıldığında hem bütçeyi hem takvimi korur.

1. Süreç görüşmeleri: Yazılımı kullanacak her birimle ayrı ayrı konuşuyor; bugün işin nasıl yapıldığını, hangi tabloların ve formların kullanıldığını, nerede zaman kaybedildiğini çıkarıyoruz. Gerektiğinde bu görüşmeleri yerinde yapmak için Ankara'ya geliyoruz.
2. Kullanıcı rolleri ve yetkiler: Kim neyi görebilir, kim onaylar, kim yalnız okur. Kamu ve savunma tarafında çalışan firmalarda bu bölüm daha ayrıntılı olur.
3. Veri ve entegrasyon listesi: Hangi verinin nereden geleceği ve hangi sistemlerle bağlantı kurulacağı.
4. Ekran taslakları: Ana ekranları kod yazmadan önce taslak ve prototip olarak hazırlayıp kullanıcılarla birlikte gözden geçiriyoruz.
5. Aşamalı plan: İlk sürümde neyin olacağı, neyin sonraya kalacağı. Kapsamlı yazılımlar 6 haftadan uzun sürer; kesin takvimi analiz sonunda yazılı olarak veriyoruz.

Analiz belgesi teklifin ve sözleşmenin dayanağı olur. Sonradan gelen bir talebin kapsam içinde mi, dışında mı olduğu bu belgeye bakılarak anlaşılır; tartışma yerine belgeye dönülür.

Hangi entegrasyonlar gerekir, e-Fatura nasıl bağlanır?

Kurumsal yazılımların çoğu tek başına çalışmaz; muhasebe programına, e-Fatura sistemine, bankaya, web sitesine ya da müşterinin kendi sistemine bağlanması gerekir. Hangi bağlantıların ilk sürümde olacağını analiz aşamasında netleştiriyoruz.

• e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye: Yazılımın düzenlediği belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın izin verdiği bir özel entegratör üzerinden gönderilir. Bu bağlantıda belgenin doğru formatta üretilmesi, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığının sorgulanması ve gönderim durumunun düzenli takip edilmesi gerekir; bir belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı gönderim anında değil, sonraki durum sorgularında kesinleşir.
• Muhasebe programı: Cari hesapların, faturaların ve tahsilatların mevcut programa aktarılması
• Banka ve ödeme: Hesap hareketlerinin alınması, online tahsilat için ödeme geçidi bağlantısı
• Web sitesi ve formlar: Sitedeki teklif taleplerinin doğrudan CRM'e düşmesi
• Raporlama: Yönetimin izlediği göstergelerin tek bir panoda toplanması

Küçük bir işletme için ayrı bir yazılım geliştirmek gerekmeyebilir; ön muhasebe ve e-Fatura için kendi uygulamamız Vonahesap yeterli olabilir. Daha geniş ihtiyaçlar için özel geliştirme seçeneklerini muhasebe ve fatura yazılımı sayfasında anlattık.

Yazılım teslim edildikten sonra bakım nasıl yürür?

Kurumsal bir yazılım teslim edildiği gün bitmez; mevzuat değişiklikleri, güvenlik güncellemeleri, yeni kullanıcı talepleri ve bağlı sistemlerdeki değişiklikler düzenli bakım gerektirir. Bakımın kapsamı sözleşmede ayrıca yazılmalıdır.

• Güvenlik ve altyapı: Sunucu ve yazılım bileşenlerinin güncellenmesi, yedeklerin alınması ve geri yüklemenin düzenli olarak denenmesi
• Mevzuat: e-Fatura formatında, vergi oranlarında ya da raporlama kurallarında yapılan değişikliklerin yazılıma yansıtılması
• Hata düzeltme ve küçük geliştirmeler: Hangi taleplerin bakım kapsamında, hangilerinin yeni geliştirme sayılacağı
• Kullanıcı eğitimi: Yeni personel için eğitim ve kullanım kılavuzunun güncel tutulması

Destek süresini projeye göre belirliyoruz; kaynak kod sahipliği sözleşmede yazılıyor. Kişisel veri işleyen yazılımlarda verinin yurt dışındaki bir sunucuda tutulması KVKK'da ayrı şartlara bağlı olduğu için sunucunun kimin adına ve nerede olacağını da baştan konuşuyoruz.

Bakım sözleşmesinde bir arızanın nasıl bildirileceği, hangi durumların acil sayılacağı ve kimin müdahale edeceği de yazılmalıdır. Firmanızda yazılımdan sorumlu bir kişi belirlemeniz, taleplerin farklı birimlerden dağınık gelmesini önler ve önceliklendirmeyi kolaylaştırır.