Muhasebeniz cebinizde: Vonahesap ile telefondan e-Fatura ve ön muhasebe

Kısaca: Vonahesap, Vevona'nın geliştirdiği ön muhasebe ve e-Fatura uygulaması. Bugün bilgisayarda ve telefonun tarayıcısında web uygulaması olarak çalışıyor; iOS ve Android uygulamaları yakında App Store ve Google Play'de. Telefondan e-Fatura ve e-Arşiv kesebilir, her ay tekrarlanan faturaları otomatiğe bağlayabilir, web mağazanızın siparişlerini otomatik faturalayabilir ve fişleri kamerayla okutup kayda geçirebilirsiniz.

Bu yazıda

• Vonahesap'ın ne olduğu ve telefondan bugün nasıl kullanıldığı
• Telefondan e-Fatura ve e-Arşiv kesmenin adımları
• Tekrarlayan faturaların ve e-ticaret siparişlerinin otomatik faturalanması
• Fiş ve faturayı kamerayla kayda geçirme, gelen e-Faturaların takibi
• Mobil uygulamada ve web'de hangi işlerin yapıldığını gösteren tablo
• e-Fatura zorunluluğunun kimleri kapsadığı
• Hangi sektörlere uygun olduğu ve geçişin nasıl yapıldığı

Mobil ön muhasebe programı: Vonahesap ne yapar?

Küçük bir işletmede fatura, stok ve cari çoğu zaman üç ayrı yerde tutuluyor: entegratörün portalı, bir Excel dosyası ve muhasebecinin programı. Bir fatura üç kez yazılıyor, aradaki fark ay sonunda ortaya çıkıyor. Vonahesap'ı bu üç işi tek kayda indirmek için kendimiz geliştirdik.

Uygulama e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kesmeyi; cari, stok, kasa, banka, çek ve senet takibini bir araya getiriyor. Kestiğiniz fatura GİB'e iletilir, stoğu düşürür, cari bakiyeyi günceller. Belgeler GİB lisanslı özel entegratör altyapısı üzerinden gidiyor; verileriniz ve yedekleri Türkiye'deki sunucularda tutuluyor.

Vonahesap bugün telefonun tarayıcısında çalışıyor; faturayı, tahsilatı ve teklifi sahadan kaydedebilirsiniz. iOS ve Android uygulamaları ise sitede belirtildiğine göre yakında App Store ve Google Play'de olacak. Hangi cihazdan girerseniz girin aynı hesabı kullanırsınız: telefonda kestiğiniz fatura bilgisayardaki listede anında görünür, ayrıca eşitleme yapmanız gerekmez. Uygulamayı kullanmak için muhasebe bilgisi gerekmiyor; resmî defterler ve beyannameler ise mali müşavirinizin işi olarak kalıyor.

Telefondan e-Fatura nasıl kesilir?

Sahada çalışan bir teknisyen ya da müşteri ziyaretindeki bir satış temsilcisi için asıl sorun, faturanın işten günler sonra yazılması. Vonahesap'ta fatura telefondan, iş biter bitmez kesiliyor:

1. Alıcıyı carilerinizden seçin ya da yeni cari açın.
2. Ürün veya hizmet satırlarını yazın; KDV ve toplam anında hesaplanır.
3. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanır: mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv kendiliğinden seçilir.
4. Faturayı gönderin. Belge GİB'e iletilir ve alıcıya e-postayla gider; PDF'i telefondan tek dokunuşla da paylaşabilirsiniz.

Telefondan iade ve tevkifatlı fatura da kesiliyor, e-İrsaliye de düzenleniyor. Hazırladığınız teklif kabul edilince tek adımda faturaya dönüyor, tahsilatı da doğrudan faturadan kaydediyorsunuz.

Sitede mobil uygulama için anlatılan iki ayrıntı daha var. Yeni gelen fatura, yaklaşan vade, kritik stok ya da GİB'e iletilemeyen bir fatura bildirim olarak geliyor; hangi olayda haber alacağınızı ayarlardan seçiyorsunuz. Uygulamayı açarken Face ID ya da parmak izi de isteyebilirsiniz. Telefonunuz başkasının eline geçse bile kayıtlarınız kapalı kalır.

Tekrarlayan fatura nasıl otomatik kesilir?

Kira, site aidatı, bakım sözleşmesi, barındırma ve abonelik ücretlerinde her ay aynı müşteriye aynı fatura kesilir. Yoğun bir ayda bunlardan birini atlamak kolay; unutulan fatura da geciken tahsilat demek.

Vonahesap'ın otomatik fatura özelliğinde bir kez şablon kuruyorsunuz. Kestiğiniz bir faturada "Bunu her ay tekrarla" dediğinizde alıcı, satırlar ve vade şablona kopyalanır. Sıklığı, günü, başlangıç ve isterseniz bitiş tarihini siz seçersiniz; gün geldiğinde fatura kesilir ve gönderilir.

• Sıklık: haftalık, aylık ya da yıllık. İki ayda bir, üç ayda bir gibi aralıklar da kurulabiliyor.
• Ay sonu: ayın 29'u, 30'u ya da 31'i seçildiyse kısa aylarda fatura ayın son günü kesilir.
• Gönderim: fatura kendiliğinden gönderilir ya da taslak olarak onayınızı bekler. Bu tercihi her şablon için ayrı yaparsınız.
• Fiyat: şablondaki tutar geçerlidir. Ürün fiyatı değişse bile haberiniz olmadan farklı tutarda fatura kesilmez; zammı şablonu düzenleyerek yansıtırsınız.
• Kontör: kesim günü kontör yetmezse fatura taslakta bekler ve size bildirim gelir. Kontör yükleyince taslağı gönderirsiniz.

Otomatik kesilen faturanın elle kesilenden farkı yoktur: numara serisi, cari ve stok kaydı ortaktır. Şablonu duraklatıp sonra sürdürebilir, beklemeden "Şimdi kes" diyebilirsiniz. Bir şablonu silmek daha önce kesilen faturaları etkilemez.

Tek seferlik işler için ayrı bir araç var. Toplu faturada hizmeti bir kez yazıp bir işlemde 200 müşteriye kadar fatura kesiyorsunuz; her müşteri için e-Fatura ya da e-Arşiv ayrı ayrı belirleniyor. Mobil uygulamada bütün müşterilere aynı tutar uygulanıyor; müşteri başına farklı tutarı web uygulamasından giriyorsunuz.

E-ticaret siparişlerine otomatik fatura

Günde yirmi sipariş alan bir mağazada her siparişi fatura programına tek tek kopyalamak başlı başına bir iş. KDV dâhil fiyatlar ve sepet indirimleri işin içine girince kuruş farkları da başlar. Vonahesap'ın e-ticaret entegrasyonunda mağazanız ödeme alınan her siparişi gönderiyor, fatura otomatik olarak kesilip GİB'e iletiliyor.

Mağazanız Vonasoft altyapısındaysa bağlantı hazır: Vonahesap'ta bir bağlantı açıp verilen anahtarı mağaza ayarına girmeniz yeterli. Kendi yazılımınızı ya da başka bir altyapıyı kullanıyorsanız yazılımcınız bağlantıyı Vonahesap'ın sipariş API'siyle kurar; API dokümanı iş ortaklarına veriliyor. Pazaryeri entegrasyonları ise yakında geliyor; o zamana kadar bu siparişlerin faturasını pazaryerinin sunduğu yöntemle kesmeye devam edebilirsiniz.

Bağlantı kurulduktan sonra her siparişte şunlar oluyor:

• Alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarası sorgulanır; mükellefe e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv kesilir. Numara yoksa nihai tüketici adına e-Arşiv düzenlenir.
• KDV dâhil fiyat ve indirim KDV'den arındırılır, kuruş farkı satırlar arasında dengelenir. Böylece fatura toplamı sipariş toplamıyla kuruşu kuruşuna tutar. Kargo ücreti ayrı satıra yazılır.
• Müşteri cariye bağlanır, ürün kodu eşleşen satırda stok düşer, ödenmiş siparişin tahsilatı seçtiğiniz hesaba işlenir.
• Fatura numarası ve PDF bağlantısı mağazanıza geri döner; müşteriniz faturayı kendi mağazanızın e-postasıyla alır.
• Mağaza aynı siparişi yeniden gönderse bile ikinci fatura kesilmez.

İptal ve iadeler de bu akışın içinde. İptal edilen siparişin e-Arşiv faturası iptal edilir; tahsilat, stok ve cari geri alınır. Kısmi iadede asıl faturaya atıflı e-Arşiv iade faturası kesilir. Sipariş e-Fatura ile faturalandıysa iade faturasını alıcı firma düzenler ve Vonahesap bunu size bildirir. Onay bekleyen siparişleri telefondan görüp oradan faturalayabilirsiniz.

Fiş ve fatura tarama: kamerayla gider kaydı

Akaryakıt fişi cüzdanda, kırtasiye faturası çantada kalınca gider kayıtları ay sonuna birikiyor. Vonahesap'ta fişi ya da faturayı telefonun kamerasıyla okutup o anda kayda geçiriyorsunuz; fiş ve fatura tarama sitede iPhone ve Android uygulamasının özelliği olarak anlatılıyor. Taramadan önce belge türünü seçersiniz: e-Arşiv faturası alış faturası olarak, yazar kasa fişi gider olarak işlenir. İkisi muhasebede farklı işlendiği için uygulama türü tahmin etmiyor, size soruyor; yazar kasa fişi fatura yerine geçmez.

Karekodlu e-Arşiv faturasında ve yeni nesil yazar kasa fişinde satıcının vergi numarası, belge tarihi ve numarası, KDV matrahı ve toplam tutar kendiliğinden okunur. Bilgiler önce önizlemede gösterilir, kayıt siz onaylayınca açılır. Birkaç ayrıntı da işi kolaylaştırıyor:

• Bir belge iki kez kaydedilemez. e-Arşiv faturasında ETTN'ye, fişte belge numarasına bakılır.
• Belgede birden çok KDV oranı varsa her oran ayrı satıra yazılır ve indirilecek KDV doğru hesaplanır.
• Satıcı carilerinizde yoksa vergi numarası dolu gelir; tedarikçiyi oradan kaydedersiniz.
• Karekodla girilen fiş ve e-Arşiv faturası kontör harcamaz.

Size kesilen e-Faturaları ise taramanız gerekmiyor. Gelen kutunuz yaklaşık 15 dakikada bir yoklanıyor ve yeni fatura geldiğinde bildirim alıyorsunuz. Ticari faturayı 8 gün içinde uygulamadan kabul edebilir ya da gerekçesini yazarak reddedebilirsiniz; kalan gün listede görünür. Faturayı deftere alırken her satır için önceki eşleşmeye, barkoda ve ürün koduna bakılarak bir ürün ya da gider kalemi önerilir.

Mobil uygulamada ve web'de hangi işler yapılır?

Sitede mobil uygulama ile web uygulaması için yapılan ayrım aşağıda; tablo vonahesap.com'daki özellik sayfalarına dayanıyor. Günlük işlerin çoğu iki tarafta da yapılıyor, birkaç iş ise web'e özgü.

e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsıyor?

Kimin e-Fatura kullanmak zorunda olduğu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde yazılı. Tebliğin güncel hâline göre 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler kapsamda; internet üzerinden satış ile gayrimenkul ve motorlu taşıt işlerinde had 500 bin TL. Bazı sektörler ise hasılata bakılmaksızın kapsama giriyor. Haddi aşan mükellef, o hesap dönemini izleyen yılın temmuz ayı başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda.

Hadlerin altında kalanlar da kâğıt faturaya dönemiyor: 1 Ocak 2026'dan bu yana e-Arşiv'e dâhil olmayan mükelleflerin faturaları, tebliğdeki istisnalar dışında tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenleniyor; basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için bu tarih 1 Ocak 2027. Güncel metni GİB'in e-Belge mevzuat sayfasından kontrol edin. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki ya da vergisel görüş değildir. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin.

Henüz e-Fatura mükellefi değilseniz Vonahesap'ın ön muhasebe özelliklerini hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. e-Fatura ya da e-Arşiv'e geçmek istediğinizde başvuruyu uygulamanın içinden başlatıyor, adımları oradan takip ediyorsunuz. Gönderdiğiniz ve size gelen her e-belge 1 kontör kullanır; cari, stok, kasa ve raporlar kontör harcamaz.

Vonahesap kimler için uygun?

Vonahesap fatura kesen, cari ve stok takibi yapan küçük işletmeler için tasarlandı: esnaf, şahıs şirketleri, limited ve anonim şirketler, e-ticaret satıcıları, hizmet ve serbest meslek erbabı. vonahesap.com'daki sektör sayfalarından birkaç örnek:

• E-ticaret satıcıları: kendi sitelerinden gelen her siparişe e-Arşiv ya da e-Fatura otomatik kesiliyor; iade, stok, tahsilat ve KDV de burada izleniyor.
• Eğitim ve kurs: ay başında bütün öğrencilerin taksit faturası tek işlemde kesiliyor ya da her öğrenci için otomatiğe bağlanıyor. Geciken taksitler tek listede görünüyor.
• Yazılım şirketleri ve dijital ajanslar: bakım, barındırma ve lisans faturaları her ay kendiliğinden kesiliyor. Onaylanan teklif doğrudan faturaya dönüyor, reklam hizmetinde tevkifat kodu hazır.
• Araç kiralama: uzun dönem kirada aylık fatura günü gelince kesiliyor, kısa dönemde e-Arşiv birkaç dokunuşta hazır. Depozito ve tahsilat aynı cari hesapta izleniyor.
• Teknik servis: cihaz teslim edilirken fatura telefondan kesiliyor; bireysel müşteriye e-Arşiv, şirkete tevkifatlı e-Fatura.
• İş makinesi ve ekipman kiralama: şantiyeye sevkiyatta e-İrsaliye, aylık kira ya da hakediş faturası, çek ve senet takibi bir arada.
• Toptan ticaret ve dağıtım: bayi ve market sevkiyatında e-İrsaliye ve e-Fatura, vadeli cari ve çek takibi aynı yerde.

Ekibinizi de uygulamaya ekleyebilirsiniz. Kullanıcıları e-postayla davet edip her birine rol veriyor, personelin izinlerini modül modül ayarlıyorsunuz. Birden çok firmanız varsa hepsini tek hesapla yönetiyor, telefonda firmalar arasında hesap sekmesinden geçiyorsunuz.

Vonahesap'a geçiş nasıl yapılır?

Başlangıç üç adımdan oluşuyor ve sitede belirtildiğine göre genellikle tek gün sürüyor. Başvuru formunu doldurduğunuzda ekip sizi arayıp ihtiyacınızı dinliyor. Carileriniz, ürünleriniz ve açılış bakiyeleriniz size iletilen Excel/CSV formatıyla veri aktarımı yoluyla geliyor; eski programınızda bulunmayan bazı alanlar boş kalabilir. Son adımda e-Fatura başvurunuzu uygulamadan yapıp ilk faturanızı kesiyorsunuz.

Sık sorulan sorular

Telefondan e-Fatura kesilebilir mi?

Evet. Vonahesap'ta e-Fatura ve e-Arşiv fatura, iade ve tevkifatlı fatura ile e-İrsaliye telefondan kesilebiliyor. Alıcının mükellef durumu sorgulanıyor ve doğru belge türü otomatik seçiliyor. Fatura GİB'e iletildiğinde stok ve cari bakiye de güncelleniyor.

Vonahesap mobil uygulaması App Store ve Google Play'de var mı?

Henüz değil; sitede iOS ve Android uygulamalarının yakında App Store ve Google Play'de olacağı yazıyor. Bugün Vonahesap'ı bilgisayarda ve telefonun tarayıcısında web uygulaması olarak kullanıyorsunuz. Bilgisayarda ve telefonda aynı hesabı kullanırsınız; bir yerde kestiğiniz fatura diğerinde anında görünür.

Vonahesap internet bağlantısı olmadan çalışır mı?

Hayır. Kayıtlar anında sunucuya yazıldığı ve e-belgeler GİB'e iletildiği için internet bağlantısı gerekir. Kayıtlarınız hesabınızda saklanır; telefonunuzu değiştirdiğinizde giriş yapmanız yeterli.

Otomatik fatura müşteriye kendiliğinden gider mi?

Şablonda kendiliğinden gönderim açıksa fatura günü gelince kesilir ve GİB'e iletilir. Kapalıysa fatura taslak olarak onayınızı bekler ve size bildirim gelir. Otomatik kesilen fatura da sıradan bir e-belge olduğu için 1 kontör kullanır.

E-ticaret siparişinin faturasını müşteriye kim gönderir?

Mağazanız gönderir. Vonahesap faturanın PDF bağlantısını mağazanıza iletir; siz bu bağlantıyı müşterinize e-postayla gönderir ya da sipariş sayfasında gösterirsiniz. Böylece müşteriniz iki ayrı e-posta almaz.

Mali müşavirim Vonahesap'ı kullanabilir mi?

Evet. Mali müşavirinizi Muhasebeci rolüyle kullanıcı olarak eklersiniz; faturalarınızı, carilerinizi ve raporlarınızı görür, Excel'e aktarır, ancak hiçbir kaydı değiştiremez. Resmî defterler ve beyannameler onun kendi programında hazırlanmaya devam eder.